Datenschutzerklärung

 

Verantwortlicher

Roos Fleetservice GmbH

Südliche Ringstraße 66
85053 Ingolstadt

Telefon: +49 (0) 841 93164650
E-Mail: info@roos-fs.com
Web: www.roos-fs.com
Vertreten durch Geschäftsführer: Maximilian Lorbach.

Datenschutzbeauftragter

Hans Peter Wolf - SCUTIS GmbH, Rosenheim
E-Mail: datenschutz@roos-fs.com
Postanschrift: wie oben, Stichwort „Datenschutzbeauftragter“

Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutzgesetz (TDDDG).

Datenkategorien:
Stammdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten, Bewerberdaten, Kundendaten.

Rechtsgrundlagen:

• 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
   
• 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
   
• 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung)
   
• 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
   
• § 26 BDSG (Beschäftigtendaten)
   
• § 25 TDDDG (Cookies und ähnliche Technologien)

Speicherdauer:
Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.

Empfänger / Auftragsverarbeiter:
Wir setzen externe Dienstleister (z. B. Hosting, IT-Dienstleister, Microsoft 365, Amazon Web Services, Consentmanager, Analyse- oder Marketingdienste wie Google oder Meta) ein. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Bei Übermittlungen in Drittländer (z. B. USA) werden Standardvertragsklauseln (SCC) oder ein EU-US Data Privacy Framework eingesetzt.

Cookies und Drittanbieter:
Cookies und vergleichbare Technologien sowie deren Anbieter und Zwecke werden über unser Consent-Management-Tool „Consentmanager“ dokumentiert und gesteuert. Dort können Sie auch jederzeit Ihre Einwilligungen ändern oder widerrufen.

Datenerfassung auf der Website

Server-Logfiles:

• IP-Adresse, Browsertyp, Uhrzeit etc.
  • Zweck: IT-Sicherheit
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
  • Speicherdauer: 7 Tage

Kontaktformular & E-Mail:

• Name, E-Mail, Nachricht
  • Zweck: Bearbeitung von Anfrage
  • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
  • Verschlüsselung: TLS

Terminvereinbarung (Microsoft 365 / Outlook):

• Name, E-Mail-Adresse, Termininhalt
  • Zweck: Vereinbarung von Kundenterminen oder Beratungsgesprächen
  • Rechtsgrundlage:
    • 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn der Termin im Zusammenhang mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen steht
    • 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), wenn der Termin keinen Vertragsbezug hat
  • Microsoft agiert als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO
  • Datenübermittlungen in Drittländer erfolgen ausschließlich auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCC) oder dem EU-US Data Privacy Framework

Cookies, Consent-Management & ähnliche Technologien

Wir setzen Cookies und ähnliche Technologien ein.

Technisch notwendige Cookies:

• Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Nicht-notwendige Cookies:

• nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG)

Consentmanager:

• Wir nutzen das Consent-Management-Tool „consentmanager“ (consentmanager AB), um Ihre Einwilligungen zu erfassen, zu verwalten und zu dokumentieren.
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Pflicht zur Dokumentation) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (optimiertes Einwilligungsmanagement).
• Über den Consentmanager können Sie Ihre Einwilligungen jederzeit ändern oder widerrufen.

Weitere Datenverarbeitung

Bewerberdaten:

• Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Löschung max. 6 Monate oder mit Einwilligung Talent-Pool.

Mitarbeiterdaten:

• Rechtsgrundlage: § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Speicherdauer 3-10 Jahre.

Geschäftspartnerdaten:

• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO
• Speicherdauer 6-10 Jahre.

Nutzung des Auftragsmanagementsystems (OMS)

Wir nutzen ein internes OMS unter oms.roos-fs.com.

• Verarbeitete Daten: Kundendaten (Name, Adresse, Kontakt, Verträge), Fahrzeug- und Einsatzdaten (Kennzeichen, Aufträge, Einsatzzeiten).
• Rollenbasiertes Berechtigungssystem, keine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten.
• Zwecke: Auftragsbearbeitung, Einsatzplanung, Kundenkommunikation.
• Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Hosting: Amazon Web Services (AWS), überwiegend in der EU. Drittländer möglich mit Standardvertragsklauseln (SCC) oder dem EU-US Data Privacy Framework.
   
• Cookies:
  • _roos_fs_web_session – Session– technisch notwendig – Sitzungssteuerung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
  • remember_user_token – persistent – funktional – Auto-Login (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Speicherdauer: Vertragsdauer + gesetzliche Aufbewahrung (6–10 Jahre).

Rechte der Betroffenen

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17)
• Einschränkung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch (Art. 21)
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei BayLDA, Promenade 18, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de.

Datensicherheit

Technische und organisatorische Maßnahmen: SSL/TLS, Firewalls, Zugriffskontrollen, verschlüsselte Backups, Pseudonymisierung, rollenbasierte Rechtevergabe.

Aktualität

Diese Datenschutzerklärung ist gültig ab 29.9.2025. Durch technische oder gesetzliche Änderungen kann eine Anpassung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Website.